Les premiers jours de tes recrues peuvent TOUT changer
Cap sur la dimension RH avec ce nouveau « Doers To Doers », événement phare de l'Incubateur HEC Paris. Les Doers to Doers offrent des retours d'expérience pragmatiques et des conseils concrets de la part d’experts aux entrepreneurs.
Aujourd’hui, focus sur le thème sensible de l'onboarding : comment ne pas rater les premiers jours de nouvelles recrues, là où tout peut basculer. Isabelle Lamothe, VP & People Organization chez Capgemini Invent, et Thibault Vilon, CEO d'Elevo, une startup spécialisée dans les RH et qui a vu ses effectifs passer de 0 à 40 les 6 dernières années, ont accepté de partager leurs approches pratiques en matière de gestion des ‘nouvelles’ ressources humaines.
Les fondamentaux d'un onboarding réussi
Pour Isabelle Lamothe, forte de son expérience de DRH, une intégration bien structurée est capitale, « parce qu'elle a un impact direct sur la productivité et le bien-être des nouvelles recrues ».
Loin d’être une simple formalité administrative, c'est la première impression que l'employé se fait de l'entreprise et cela peut influencer durablement son engagement et sa fidélité.
Pour Thibault Vilon, structurer l’onboarding ne signifie pas inonder les nouveaux arrivants d’informations dès leur premier jour. Tout repose sur une approche itérative où les informations sont distillées de manière contrôlée et étalée dans le temps.
Cet espace-temps, nos deux experts le décompose en trois étapes : le pré-boarding, l’onboarding et l’off boarding.
Le pré-boarding : une phase trop souvent négligée
Ne l’oublions pas, l’intégration commence bien avant le premier jour ! Bien que primordial, le pré-boarding – période comprise entre l’acceptation de l’offre par le futur collaborateur et le début effectif du contrat – est bien souvent laissé de côté. Alors que, bien orchestrée, elle donne aux nouvelles recrues un aperçu positif de ce que sera leur nouvelle vie professionnelle. Les recrues se sentiront ainsi connectées, soutenues et prêtes à s'immerger pleinement dans leur rôle.
Soigner cette phase, c'est donc consolider la fameuse « bonne impression », anticiper les besoins des nouveaux collaborateurs et surtout, faire en sorte que les nouveaux arrivants se sentent valorisés dès le premier instant.
Dans la pratique, il s’agira de renforcer le lien avec le collaborateur en devenir au travers de communications régulières ou d’un déjeuner d’équipe, qui lui permettront de se sentir attendu et déjà intégré à l'équipe. Ainsi, un email de bienvenue personnalisé (ou un kit de bienvenue) du CEO, de l'équipe RH, ou du futur manager sera grandement apprécié.
« Cette phase est une occasion unique pour les familiariser avec la culture d'entreprise et les préparer à leurs nouvelles fonctions sans pour autant les faire travailler ! » précise Isabelle Lamothe.
L’onboarding : anticiper et investir du temps
Les premiers jours en entreprise… Un calvaire pour beaucoup ! Plonger dans le grand bain peut parfois friser la noyade : « présentation du management, des équipes, des locaux, des projets, des partenaires, des plannings, des clients : la coupe est rapidement pleine », alertent les deux experts. Voici quelques conseils pour réussir les premiers jours de vos recrues.
‘Knowledge base’ interne et flexibilité
Cette première journée d’onboarding – et les suivantes – peuvent se préparer quelques jours avant l’arrivée du collaborateur. Thibault conseille de prendre le temps d'étaler l'apprentissage de ce savoir sur une quinzaine de jours par exemple. « N’allez pas imaginer que consacrer quatre semaines à l’apprentissage suffisent, et puis hop, le lundi suivant, la personne est formée ! » prévient Thibault.
Pour vous aider dans la planification de ces premiers jours, Thibault explique que chez Elevo, « nous nous reposons sur une ‘knowledge base’ interne sur Notion, qu’il faut selon moi traiter comme un vrai asset qualitatif, qui a de la valeur pour votre entreprise. » D’où l’intérêt de prendre le temps de la constituer et de la maintenir à jour.
Isabelle, qui rejoint Thibault sur ce point, ajoute qu’il est indispensable de soigner cette phase car « quand vous embauchez, vous investissez ». C’est pourquoi, elle suggère de bien la structurer sans pour autant s’arrêter au savoir purement lié au poste. « Expliquer où les gens déjeunent, où se trouvent la photocopieuse, quels sont les horaires… Ces informations logistiques toutes bêtes font partie intégrante d’un bon accueil », ajoute Isabelle. Et pour ce qui est de l’apprentissage dit informel, Isabelle recommande de se reposer sur un ‘buddy’, à savoir un collègue qui répondra à tout ce qui ne s'explique pas officiellement et qui ne s'écrit pas.
Investir dans une planification rigoureuse
Créer un sentiment de préparation et d'anticipation peut aider à réduire le stress de la nouvelle recrue. Informer à l'avance sur ce à quoi ressemblera leurs premières journées peut apporter de la sérénité. On l’informera aussi du nom et du rôle de la personne qui sera son mentor/précepteur dès son arrivée.
La rigueur est de mise pour bien accueillir votre recrue. Thibault Vilon conseille d’envoyer au collaborateur un agenda détaillé qui s'étend sur plusieurs semaines pour éviter de le submerger dès le premier jour, et ainsi mieux absorber et appliquer ce qu'il apprend. Certes, cette phase vous demandera du temps, mais n’oubliez pas que toute embauche suppose de s’investir aussi.
Le planning doit inclure des sessions de formation, des présentations des équipes, et des moments dédiés à l’apprentissage des outils et des processus internes. Autres méthodes testées et approuvées par Thibault pour aider à bien comprendre le poste, l’organisation et se positionner en conséquence :
- La demi-heure ou le café avec quasiment toutes les personnes dans l'équipe pour comprendre le rôle de chacun, leur impact et la façon dont ils voient le rôle de la personne qui arrive.
- Le shadowing, c’est-à-dire assister à un meeting ou à une autre activité opérationnelle pour regarder ce qui se passe. « Par exemple, quelqu'un qui va arriver en marketing va faire un shadow d'un commercial qui est en train de présenter la solution », explique Thibault.
Premiers pas dans l’entreprise : rituels d’entreprise, espace d’expression et performance
Une notion à ne pas oublier pour Isabelle : les rituels, essentiels pour une intégration réussie. Ces moments de socialisation tels que les réunions d'équipe, les déjeuners partagés, et autres activités de cohésion permettent de créer un sentiment d'appartenance.
En les partageant, les nouvelles recrues se sentent intégrées et assimilent la culture de l'entreprise. Isabelle Lamothe met particulièrement l'accent sur l'importance de maintenir ces rituels, même à distance, pour renforcer les liens et la cohésion d'équipe. « Trouver des moments où tout le monde se retrouve, même virtuellement, est essentiel pour conserver le sentiment d’appartenance », conseille-t-elle.
Thibault Vilon, quant à lui, insiste sur l'importance de créer des espaces pour laisser le futur collaborateur s’exprimer et de recueillir régulièrement des feedbacks grâce à des rapports d’étonnement ou des sessions de rétroaction. Poser des questions comme 'Est-ce que votre travail est conforme à ce qui vous a été promis ?', permet d’intégrer le nouveau collaborateur dans son processus métier. Une méthode qui s’avère efficace pour identifier rapidement les points d'amélioration, bénéficier d’un regard neuf sur vos méthodes, ajuster et améliorer continuellement le processus d'onboarding.
Selon Isabelle, cette approche bienveillante est aussi à allier à une notion plus sensible : celle de la performance. C’est là un des plus grands défis de l'onboarding ! Pour elle, encourager les nouvelles recrues à s'exprimer librement va de pair avec la nécessité de leur fournir les ressources nécessaires pour réussir. Mais la bienveillance n’exclut pas la rigueur. Au contraire, elle peut même renforcer la performance en faisant sentir aux employés qu’ils sont soutenus.
Et l'off boarding dans tout ça ?
Nos deux experts s’accordent : il faut soigner la communication de la sortie. Une étape souvent omise mais qui peut porter préjudice à votre image de marque sur les équipes. « Ce n’est pas quelque chose que l’on peut mettre sous le tapis », alerte Isabelle. Thibault conclut que « si vous ne communiquez pas quand les gens partent, vos équipes vont imaginer tous les scénarios possibles, et ces suppositions entâcheront votre entreprise. »
Voilà, vous savez à peu près tout ce qu’il faut savoir pour réussir l’intégration de vos futures recrues ! Pour toujours plus de conseils à destination des entrepreneurs, parcourez notre précédent article sur le thème ‘On a sauvé nos boîtes grâce au contenu !’.
À propos des Doers to Doers
Contrairement aux conférences traditionnelles ou aux masterclasses théoriques, Doers to Doers se caractérise par des échanges directs et interactifs avec des experts et d'autres entrepreneurs ayant déjà surmonté des défis similaires.
Cet apprentissage par les pairs permet aux participants de poser des questions spécifiques et de recevoir des réponses basées sur des expériences vécues, sans les filtres académiques ou commerciaux habituels.
À propos de l’Incubateur HEC Paris
L’incubateur HEC est un programme d’accompagnement de startup sur mesure, à la carte et participatif. Il mobilise l’ensemble des ressources de l’écosystème HEC autour d’entrepreneurs talentueux. Au coeur de Station F, le plus grand campus de start-up au monde, le programme vise à permettre aux entrepreneurs de réaliser en 3 mois,
les objectifs qu’ils auraient atteints, seuls, en 1 an.
À propos du HEC Paris Innovation & Entrepreneurship Institute
L'institut soutient les entrepreneurs de tous horizons. À travers nos centres d'Incubation & Accélération, Deeptech et d'Entrepreneuriat Social, nous aidons les étudiants aux idées innovantes, start-ups en éclosion ou licornes en ébullition, PME en accélération ou grandes entreprises en transformation, ainsi que les entrepreneurs sociaux ou environnementaux, à se développer avec efficacité et impact. Ici se concentre tout l'écosystème entrepreneurial d'HEC Paris qui vous permet de Make it Happen, Make it Big.